Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản cần biết

Để tổ chức một chương trình sự kiện, chúng ta cần phải quan tâm đến kinh phí tổ chức sự kiện. Để có thể dự trù kinh phí cho sự kiện một cách đầy đủ và chính xác nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định được những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Trong một chương trình sự kiện, sẽ có những chi phí cơ bản sau đây:

1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện:

  • Chi phí đặt cọc
  • Chi phí về bảo hiểm
  • Chi phí cho bãi đỗ xe (nếu có)
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

2. Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất

3. Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng

Sân khấu và âm thanh ánh sáng được xem là yếu tố quang trọng và cần thiết trong một chương trình sự kiện. Chi phí này thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí của sự kiện.

Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng

4. Chi phí tiệc

Nếu các chương trình có dùng tiệc thì đây cũng là chi phí không hề nhỏ trong chương trình, dao động từ 30-50% tổng chi phí sự kiện.

5. Chi phí nhân sự trong chương trình

Để có thể tiết kiệm chi phí như MC, PG, PB,… doanh nghiệp có thể sử dụng ngay nhân viên của mình để đảm nhận các vị trí đó.

Trường hợp doanh nghiệp không thể sử dụng nhân viên của mình, doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ đó từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện của mình. Trên đây là một số chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà các doanh nghiệp nên biết. Để có một chương trình sự kiện ấn tượng, ý nghĩa, hãy liên hệ ngay với CAT Event nhé!

Chi phí nhân sự trong chương trình

6. Phí quản lý tổ chức sự kiện

Đây là chi phí để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Phí quản lý thường được tính theo đơn vị phần trăm, chiếm từ 3-10% trên một chương trình sự kiện

7. Chi phí cho các tiết mục giải trí

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí giúp điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả,…

8. Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ

Mọi sự kiện dù có lên kế hoạch kỹ lưỡng thế nào đều có những phát sinh bất ngờ không lường trước được. Vì vậy khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một khoản riêng cho các chi phí phát sinh bất ngờ.

Đối với việc lập một khoản chi phí cho các sự cố và tình huống khẩn cấp, hiện nay chưa có một con số cụ thể nào có thể áp dụng chính xác cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho các sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện.. chi phí dành cho rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *