Event Diagramming – Biểu đồ event, xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện trong tương lai

Chúng ta, chắc là chẳng thể đoán sự kiện của mình sẽ thực sự trông như thế nào? Với phần mềm lập sơ đồ sự kiện, các nhà lập kế hoạch có thể vạch ra mọi thứ trực quan – mọi con đường dẫn đến vị trí đặt micro.

Phần lớn chúng khá dễ sử dụng, với biểu đồ kéo – thả, chỉ dẫn 3D, và phần mềm xếp chỗ ngồi. Nó giúp nhà hoạch định sự kiện và người quản lý trung tâm sự kiện tiết kiệm thời gian trong khi cung cấp một loạt thông tin rõ ràng  cho cả nhóm. Thật sự là như vậy khi chỉ mất vài phút lẻ để lập một biểu đồ và trong đó người ta có thể giao tiếp, tương tác với nhau.

Những chương trình có nền tảng điện toán đám mây này cũng cung cấp việc lập kế hoạch dự án chính xác, linh động và đầy hợp tác và có thể truy cập bởi tất tật các bên tham gia quản lý. Không chỉ loại bỏ những trao đổi qua lại chẳng có hồi kết đi cùng sự đồng thuận của các bên liên quan, mà còn thúc đẩy các mối quan hệ và sắp xếp mọi thứ trôi chảy.

Event Diagramming - Biểu đồ event, xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện trong tương lai
Event Diagramming – Biểu đồ event, xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện trong tương lai

Vậy xu hướng có ý nghĩa gì đối với nhà hoạch định event?

Việc lập layout phòng họp đòi hỏi nhiều trao đổi qua lại giữa người lập, đại diện địa điểm tổ chức và các bên liên quan. Có một công cụ có thể làm cho bạn bớt đau đầu hơn bởi vì:

Bạn có thể mang đến cho khách hàng sự an tâm và không để sót cơ hội nào trong ngày trọng đại.

Bạn có thể tải lên một sơ đồ tầng để làm việc, vậy nên bạn biết sơ đồ để tăng giảm tuỳ thích.

Với một số công cụ, bạn thậm chí có thể lập kế hoạch biểu đồ chỗ ngồi và quản lý các lựa chọn ăn uống hay các sở thích khác của khách tham dự.

Nó phục vụ như một nguồn tin cậy duy nhất giúp nhân viên dễ dàng xác định và hỗ trợ các khách VIP cũng như bất kỳ khách nào có yêu cầu đặc biệt.

Xu hướng này có ý nghĩa gì đối với các trung tâm tổ chức sự kiện

Các nhân viên sale có thể cộng tác với các nhà hoạch định event trong thực tế, chia sẻ các đặc điểm riêng có trên đề xuất sự kiện, và tăng mức mô tả trực quan. Khi bạn đã sử dụng nó một vài lần, bạn có thể show cho khách hàng xem biểu đồ từ các sự kiện trước.

Chẳng hạn, ở nước ngoài, một showroom có hơn 1.000.000 món đồ nội thất có sẵn cho các sự kiện. Di chuyển, sắp xếp và định vị chúng đòi hỏi một sự tổ chức ở mức cao. Họ sử dụng một công cụ lập sơ đồ sự kiện để chuyển đổi layout bản PDF của nhà cung cấp thành sơ đồ tỷ lệ trong các không gian khác nhau của họ.

Mặt khác, một số trung tâm lại cho phép các nhà hoạch định event nắm quyền. Đó là trường hợp của một số trung tâm như White Palace, Sheraton, Inter Cont … Giám đốc dịch vụ của các trung tâm, nói rằng điều này giúp cải thiện mối quan hệ vì các nhà hoạch định event thường thích được quyền bố trí chỗ ngồi theo tính cách từng vị khách của họ.

Ví dụ, để thành công với nhiều sự kiện của họ (như Hội nghị thượng đỉnh U30 hàng năm), Forbes cần vạch ra nhiều lộ trình chuyển động của mỗi sự kiện trước đó. Đó là nơi một công cụ như phần mềm lập biểu đồ sự kiện Social Table đến. Forbes đã sử dụng phần mềm này từ năm 2013 để cải thiện hiệu quả của các sự kiện bằng cách xác minh trực quan vị trí của mọi thành phần cũng như khả năng của các địa điểm.

Dịch, biên soạn: Phan Văn Tuấn