Lập dự toán ngân sách cho một sự kiện

Lập dự toán ngân sách cho một sự kiện đó là việc liệt kê chi tiếc và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch đề ra, bên cạnh đó còn tính được những khoản dự toán sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Ngân sách cho sự kiện
Ngân sách cho sự kiện

Ngân sách tổ chức sự kiện là do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ bản quyết định đến chương trình diễn ra hay nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện.

Để lập được 1 dự toán ngân sách cho 1 sự kiện là không hề dễ dàng. Làm cách nào để có thể bao quát hết các hạng mục nhưng không trách các thiếu sót không đáng có khi sự kiện bắt đâu? CAT Event sẽ tốt tác lại và đưa ra các nội dung chính trong việc lập dự toán ngân sách. Bên cạnh đó sẽ trình bày thêm một số cách tiết kiệm và giảm chi phí trong ngân sách eo hẹp mà sếp đã duyệt.

LẬP DỰ TOÁN

1. Những yếu tố chính trong việc lập dự toán

Để lập được một dự toán cho sự kiện bàn vần xác định được tất cả những thức cần chi tiêu cho sự kiện không chỉ tiền thuê mặt bằng mà còn nhiều khoản chi khác, cần xác định tất cả các hạng mục và phân loại từng hạng mục nhỏ kể cả những hạng mục lẻ tẻ. Việc phân loại từng hạng mục với nhau sẽ giúp đầu óc bạn có tính tổ chức hơn cũng như dễ dàng tính toán và không bỏ sót. Một sự kiện được lập ngân sách một cách tỉ mỉ, chi tiết thì sự kiện đó mới thành công và hoàn hảo nhất.

Tính toán cho ngân sách
Tính toán cho ngân sách

Dưới đây là một số những yếu tố chính trong việc lập dự toán ngân sách:

  • Chi phí dàn dựng sân khấu cà nhà rạp (thảm sân khấu, thảm trải, thuê dàn sân khấu, … đến cả chi phí lắp đặt của công nhân)
  • Chi phí âm thanh, ánh sáng
  • Chi phí in án (backdrop, banner, standee, tờ rời, thiệp mời, …)
  • Chi phí bàn ghế sự kiện
  • Các chi phí truyền thông (giấy phép sự kiện, liên hệ chính quyền, báo chí, …)
  • Chi phí décor
  • Chi phí tiệc
  • Chi phí xe cộ, nhân sự
  • Các chi phí dự trừ các tình huống phát sinh

2. Lập chi phí dự phòng phát sinh

Bất kỳ sự kiện nào đều cũng có những hạng mục chi phí phát sinh, bạn sẽ phải liệt kê được những phát sinh đó cũng như tính đến những chi phí phải trả cho những phát sinh đó để có phương án dự phòng kịp thời, ví dụ như trường hợp mất điện bạn phải thuê sẵn máy phát điện hoặc một sự kiện ngoài trời thu hút nhiều người tham dự cần chuẩn bị sẵn xe cứu thương, xe chữa cháy đề phòng tình huống xấu nhất xảy ra. Thông thường khoản chi phí này phát sinh này chiếm 10% – 15% trên tổng ngân sách dự toán.

Theo dõi bảng chi phí
Theo dõi bảng chi phí

3. Lập tổng ngân sách dự kiến

Sau khi lập danh sách và các chi phí cho toàn bộ các hạng mục, các khu vực diễn ảnh hưởng đến chi tiêu, bạn cần tổng hợp lại tổng chi phí một lần nữa cho toàn bộ sự kiện để có một cái nhìn tổng quát và nhìn vào đó để thấy bạn có thể cân đối. Những hạng mục chiếm quá nhiều % chi phí cần phải xem xét lại và điều chỉnh.

BÍ KIẾP ĐỂ BẠN TIẾT KIỆM CHI PHÍ TỐT

Quản lý dự toán ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí ở các hạng mục cũng là cách giúp bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.

  • Tránh việc lãng phí tiền vào những việc mua quá nhiều thu không cần thiết, những vật dựng dùng 1 lần nên tìm những nhà cung cấp để thuê sẽ hạn chế chi phí cho bạn
  • Với những sự kiện có sử dụng tiệc, bạn nên order ít hơn 10% số lượng khách mời so với dự kiện, đơn giản vì số lượng khách tham dự sự kiện hiếm khi khách đi đủ 100%, viết order quá nhiều để rồi lãng phí và thừa thức ăn
  • Kiểm soát và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí, dù lớn hay nhỏ như thế nào, ghi chép và so sanh với dự trù ban đầu để cân đối ngân sách không vượt quá khung ngân sách dự kiến

Kết: Việc lập dự toán ngân sách sự kiện một cách chính sách không chỉ giúp bạn có một các nhìn tổng quát về chi phí phải bỏ ra cũng như có thể chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất xảy ra. Nếu bạn cảm thấy việc tổ chức và quản lý sự kiện cho doanh nghiệp của bạn quá mệt mỏi và rắc rối thì hay giao việc đó cho CAT Event, với tinh thần tỉ mỉ và chỉnh chu đầy uy tin và kinh nghiệm sẽ giúp bạn và doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện thành công nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *