Nội dung bài viết
Khi thực hiện một kế hoạch kinh doanh hay một chương trình sự kiện một vấn đê được quan tâm nhiều nhất đó là ngân sách hay chi phí để thực hiện. Vậy lập dự toán ngân sách môt cho sự kiện có thực sự cần thiết? Các yếu tố trong lập ngân sách và quản lý ngân sách ra sao? Hãy cùng CAT Event tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Đầu tiên chúng ta tìm hiểu khái niệm về ngân sách
Ngân sách là gì?
Ngân sách hay hay còn được gọi ngân quỹ (tiếng Anh và tiếng Pháp đều là: Budget) nói chung là một danh sách tất cả các chi phí và doanh thu theo kế hoạch. Đây là một kế hoạch cho tiết kiệm và chi tiêu có mục đích.
Ngân sách là một khái niệm quan trọng trong kinh tế vi mô, trong đó sử dụng ngân sách để minh họa cho sự đánh đổi giữa một hoặc nhiều loại hàng hoá.Trong điều kiện khác,ngân sách là một kế hoạch tổ chức được nêu trong các điều khoản tiền tệ.
Tóm lại, mục đích của ngân sách là để:
Cung cấp những dự đoán về các khoản thu và chi,có nghĩa là xây dựng một mô hình kinh doanh của chúng ta như thế nào để có thể thực hiện về tài chính,có nghĩa là nếu có chiến lược nhất định thì các sự kiện và kế hoạch được thực hiện.
Kích hoạt các hoạt động tài chính thực tế của doanh nghiệp được đo với dự báo.
Tại sao cần lập dự toán ngân sách cho sự kiện?
Lập dự toán ngân sách cho một sự kiện đó là việc liệt kê chi tiếc và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch đề ra, bên cạnh đó còn tính được những khoản dự toán sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Ngân sách tổ chức sự kiện là do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ bản quyết định đến chương trình diễn ra hay nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện.
Để lập được 1 dự toán ngân sách cho 1 sự kiện là không hề dễ dàng. Làm cách nào để có thể bao quát hết các hạng mục nhưng không trách các thiếu sót không đáng có khi sự kiện bắt đâu? CAT Event sẽ tốt tác lại và đưa ra các nội dung chính trong việc lập dự toán ngân sách. Bên cạnh đó sẽ trình bày thêm một số cách tiết kiệm và giảm chi phí trong ngân sách eo hẹp mà sếp đã duyệt.
Lập dự toán ngân sách cho sự kiện
1. Những yếu tố chính trong việc lập dự toán
Để lập được một dự toán cho sự kiện bàn vần xác định được tất cả những thức cần chi tiêu cho sự kiện không chỉ tiền thuê mặt bằng mà còn nhiều khoản chi khác, cần xác định tất cả các hạng mục và phân loại từng hạng mục nhỏ kể cả những hạng mục lẻ tẻ. Việc phân loại từng hạng mục với nhau sẽ giúp đầu óc bạn có tính tổ chức hơn cũng như dễ dàng tính toán và không bỏ sót. Một sự kiện được lập ngân sách một cách tỉ mỉ, chi tiết thì sự kiện đó mới thành công và hoàn hảo nhất.
Dưới đây là một số những yếu tố chính trong việc lập dự toán ngân sách:
- Chi phí dàn dựng sân khấu cà nhà rạp (thảm sân khấu, thảm trải, thuê dàn sân khấu, … đến cả chi phí lắp đặt của công nhân)
- Chi phí âm thanh, ánh sáng
- Chi phí in án (backdrop, banner, standee, tờ rời, thiệp mời, …)
- Chi phí bàn ghế sự kiện
- Các chi phí truyền thông (giấy phép sự kiện, liên hệ chính quyền, báo chí, …)
- Chi phí décor
- Chi phí tiệc
- Chi phí xe cộ, nhân sự
- Các chi phí dự trừ các tình huống phát sinh
Mời bạn xem thêm Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết để hiểu rõ hơn về chi phí ngân sách của tổ chức một sự kiện như thế nào.
2. Lập chi phí dự phòng phát sinh
Bất kỳ sự kiện nào đều cũng có những hạng mục chi phí phát sinh, bạn sẽ phải liệt kê được những phát sinh đó cũng như tính đến những chi phí phải trả cho những phát sinh đó để có phương án dự phòng kịp thời, ví dụ như trường hợp mất điện bạn phải thuê sẵn máy phát điện hoặc một sự kiện ngoài trời thu hút nhiều người tham dự cần chuẩn bị sẵn xe cứu thương, xe chữa cháy đề phòng tình huống xấu nhất xảy ra. Thông thường khoản chi phí này phát sinh này chiếm 10% – 15% trên tổng ngân sách dự toán.
Đây là phần ngân sách dự trù quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch ngân sách cho sự kiện. Nó đảm bảo phương án dự phòng rủi ro được hoat động nếu không may gặp phải. Giúp cho việc sử lý tình huống xảy ra dễ dàng hơn.
Mời bạn xem thêm Top 7 rủi ro thường gặp
3. Lập tổng ngân sách dự kiến
Sau khi lập danh sách và các chi phí cho toàn bộ các hạng mục, các khu vực diễn ảnh hưởng đến chi tiêu, bạn cần tổng hợp lại tổng chi phí một lần nữa cho toàn bộ sự kiện để có một cái nhìn tổng quát và nhìn vào đó để thấy bạn có thể cân đối. Những hạng mục chiếm quá nhiều % chi phí cần phải xem xét lại và điều chỉnh.
Bí kiếp để bạn tiết kiệm chi phí tốt nhất
Quản lý dự toán ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí ở các hạng mục cũng là cách giúp bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.
Tránh việc lãng phí tiền vào những việc mua quá nhiều thu không cần thiết, những vật dựng dùng 1 lần nên tìm những nhà cung cấp để thuê sẽ hạn chế chi phí cho bạn
Với những sự kiện có sử dụng tiệc, bạn nên order ít hơn 10% số lượng khách mời so với dự kiện, đơn giản vì số lượng khách tham dự sự kiện hiếm khi khách đi đủ 100%, viết order quá nhiều để rồi lãng phí và thừa thức ăn.
Kiểm soát và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí, dù lớn hay nhỏ như thế nào, ghi chép và so sánh với dự trù ban đầu để cân đối ngân sách không vượt quá khung ngân sách dự kiến.
Ngoài ra có thể tham khảo các kế hoạch ngân sách của sự kiện tương tự đã hoàn thành. Từ đó có thể áp dụng những việc nên hay không nên để giảm chi phí tốt nhất cho sự kiện của bạn.
Tổng kết
Việc lập dự toán ngân sách sự kiện một cách chính sách không chỉ giúp bạn có một các nhìn tổng quát về chi phí phải bỏ ra cũng như có thể chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất xảy ra. Nếu bạn cảm thấy việc tổ chức và quản lý sự kiện cho doanh nghiệp của bạn quá mệt mỏi và rắc rối thì hay giao việc đó cho CAT Event, với tinh thần tỉ mỉ và chỉnh chu đầy uy tín và kinh nghiệm sẽ giúp bạn và doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện thành công nhất. Chúng tôi hỗ trợ bạn từ việc lên ý tưởng lập kế hoạch cho sự kiện đến lập chi tiết nagan sách, thi công sự kiện, chạy sự kiện, hoàn thành sự kiện. Với gần 20 năm trong nghề chúng tôi hiểu được thứ mà bạn cần và chúng tôi có thể làm cho bạn. Việc gì khó đã có CAT Event lo bạn nhé !
