Table of Contents
Trong tổ chức sự kiện, ngoài việc chọn địa điểm tổ chức phù hợp thì lựa chọn thực đơn cho sự kiện cũng rất quan trọng không kém. Nhà tổ chức không nên phó mặc hoàn toàn cho nhà cung cấp và phải có sự giám sát phù hợp.
Những lưu ý khi lựa chọn menu cho sự kiện
Chọn địa điểm cung ứng
Đối với các sự kiện tổ chức tại nhà hàng/khách sạn, cần cân nhắc kĩ lưỡng về thực đơn sau khi đã chốt địa điểm tổ chức sự kiện, đa phần các nhà hàng/khách sạn nơi tổ chức đều có cung ứng dịch vụ ăn uống, tuy nhiên nếu không hài lòng vẫn có thể chọn một bên cung cấp thứ 3 khác hoặc thảo luận phương án thay thế, nếu không sử dụng dịch vụ ăn uống tại chỗ thì lưu ý phần deal giá thuê địa điểm thấp nhất có thể. Một số sự kiện đặc thù thì menu sẽ được ưu tiên lựa chọn trước, sau đó chọn địa điểm có phong cách ẩm thực phù hợp.
Đối với các sự kiện tổ chức outsite, chọn lựa đơn vị cung ứng có kinh nghiệm là vô cùng quan trọng và cần được đặc biệt lưu ý, vì việc tổ chức tiệc bên ngoài nhà hàng đòi hỏi đơn vị có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm xử lý rủi ro phong phú mới có thể đem lại thành công cho sự kiện, có vô vàn rủi ro có thể xảy đến nếu không có kinh nghiệm và phản ứng nhanh như: bụi rơi vào thức ăn, dụng cụ sơ chế thiếu sót, dụng cụ bảo quản thức ăn không đủ gây mất vệ sinh an toàn thực phẩm, thực ăn trên đường di chuyển bị dính mưa hoặc bị nguội hoặc có côn trùng lạ, diện tích di chuyển xe thức ăn thiếu sót, mặt đất gồ ghề không đẩy xe được, bố trí bàn ghế khó phân bổ thức ăn, diện tích khu soạn tiệc không đủ hoặc khu soạn tiệc ở xa khu họp lễ, thiếu nước thiếu điện…
Lưu ý thực phẩm theo mùa
Để có mức giá tốt nhất cho menu của sự kiện cũng cần lưu ý lựa chọn thực phẩm theo mùa, vừa có thực phẩm tươi mới thơm ngon nhất vừa có giá thành tốt và thuận tiện cho việc chế biến.
Lựa chọn hình thức dùng tiệc
Có 3 loại thực đơn phổ biến hiện nay thường được sử dụng cho sự kiện, đó là: set menu, buffet và set buffet, để hiểu rõ hơn về 3 loại menu này xin vui lòng tham khảo bài: TIỆC TRƯA, TIỆC TỐI CHO SỰ KIỆN mà chúng tôi đã từng chia sẻ (dẫn link bài).
Tuỳ theo tính chất của sự kiện mà có sự lựa chọn hình thức dùng tiệc phù hợp, nhìn chung, set menu và set buffet phù hợp với các sự kiện mang nhiều tính chất lễ nghi và người tham dự đa phần là người Việt Nam, còn buffet thì phù hợp các sự kiện có khách tham dự trẻ trung hơn và thường là người nước ngoài.
Các món ăn sử dụng trong menu
Cho dù lựa chọn hình thức nào thì thứ tự phục vụ các món ăn đều theo thứ tự là: món khai vị, món chính, món tráng miệng. Đối với set menu đồ uống được phục vụ ngay từ đầu bữa tiệc, đối với buffet khu trưng bày đồ uống thường nằm cuối của bar phục vụ thức ăn.
Các món ăn sử dụng trong menu thường được chọn tuỳ thuộc vào đối tượng tham dự sự kiện và concept của sự kiện.
Lưu ý khi làm việc với đơn vị cung ứng tiệc
Mỗi một nhà hàng đều có một menu “thế mạnh” của họ, nhà tổ chức yêu cầu nhà hàng cung cấp menu các món ăn thế mạnh để lựa chọn thì sẽ đảm bảo hợp khẩu vị với đa phần khách mời hơn, nếu muốn chọn món lạ hoặc món mới hoặc cho dù không dùng món lạ cũng cần yêu cầu nhà hàng làm thử để nhà cung cấp thử thức ăn trước khi phục vụ để đảm bảo an toàn cho sự kiện.
Chi phí của bàn tiệc
Chi phí của bàn tiệc cũng ảnh hưởng rất nhiều khi lựa chọn menu cho sự kiện, nên sử dụng mức kinh phí phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện sau khi đã xem xét hết các yếu tố khác.
Cần lưu ý chi phí nhà cung cấp báo đã có chi phí đồ uống và chi phí phục vụ, vận chuyển chưa vì đa phần nhà cung cấp không báo giá chung các hạng mục đó vào menu.
Cuối cùng, “mâm cao cỗ đầy” là tư tưởng đã ăn sâu ngàn đời của người Việt, do đó khi chọn menu phải lưu ý để đảm bảo khách tham dự có thể ăn uống no đủ, vừa vặn thoải mái nhưng không thừa thãi tránh gây lãng phí.
