Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng nhất và cần được chuẩn bị từ sớm cho kế hoạch tổ chức sự kiện. Lựa chọn địa điểm phù hợp cũng góp phần rất lớn cho thành công của sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú ý lựa chọn địa điểm phù hợp với sự kiện và đạt được thành công như yêu cầu. Một câu hỏi lớn thường được đặt ra đầu tiên trước mỗi quyết định lựa chọn địa điểm là: Nên tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời? Dù là trong nhà hay ngoài trời thì mỗi địa điểm đều đem lại những ưu điểm hoặc nhược điểm nhất định cho sự kiện. Khi quyết định lựa chọn địa điểm, cần phải cân nhắc cả lợi ích của người tham gia và những rủi ro có thể xảy đến để có sự lựa chọn phù hợp.
Ngoài ra, bên cạnh việc lưu ý lựa chọn địa điểm phù hợp với mục tiêu tổ chức còn phải lưu ý đến thời gian tổ chức sự kiện vì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định lựa chọn của doanh nghiệp.
Có thể sơ lược liệt kê các ưu nhược điểm của 2 loại hình tổ chức dựa vào địa điểm này như sau:
- Sự kiện trong nhà:
- Ưu điểm:
- Không chịu sự ảnh hưởng của thời tiết cũng như nhiệt độ
- Có được dịch vụ tối ưu trong phục vụ F&B cũng như cơ sở vật chất
- Có sự kiểm soát an ninh tốt
- Giao thông thuận lợi (vì hầu hết các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc khách sạn lớn đều nằm ở những tuyến đường lớn)
- Tính tương tác cao (trong không gian kín)
- Nhược điểm:
- Bị giới hạn về không gian tổ chức (trần nhà không đủ chiều cao, diện tích ballroom không đủ rộng…)
- Bị giới hạn về phương án trang trí và tổ chức
- Vận chuyển khó khăn (do thang chuyển hàng có giới hạn về kích thước)
- Chi phí không hề thấp cho việc thuê địa điểm
- Sự kiện ngoài trời:
- Ưu điểm:
- Không gian thoải mái
- Ánh sáng tự nhiên
- Chi phí thuê địa điểm thường rẻ hơn rất nhiều
- Thoả sức sáng tạo cho phần trang trí cũng như ý tưởng tổ chức
- Thông thường các sự kiện ngoài trời có sự thành công vang dội hơn tổ chức trong nhà
- Nhược điểm:
- Không có các dịch vụ cơ bản nên tất cả đều phải set up và chuẩn bị (nhà vệ sinh, máy lạnh, ánh sáng, âm thanh, sân khấu, nguồn điện, nguồn nước…)
- Khó kiểm soát nhân lực cũng như dịch vụ phụ trợ đi kèm
- Đòi hòi đội ngũ nhân sự phải cực kì chuyên nghiệp và có kinh nghiệm để xử lý các rủi ro xuất hiện do chịu ảnh hưởng rất lớn bởi thời tiết và các vấn đề ngoại vi khác (gió lớn, trời mưa, cát bụi, nắng gắt, nóng ẩm, mặt bằng không ổn định…)
- Nơi đỗ xe cũng là một bài toán cần giải
- Khó kiểm soát số lượng khách mời
- Không có đội an ninh sẵn có và phải lên kế hoạch hợp lý chi tiết nếu tổ chức ngoài trời
- Các thủ tục rườm rà hơn việc tổ chức trong nhà
- Ngân sách cho các chi phí dịch vụ rất cao, ngoài ra các loại ngân sách cơ bản khác đều phải cộng thêm ngân sách cho việc vận chuyển
- Giao thông có thể không thuận tiện (đối với các sự kiện tổ chức ở nơi hẻo lánh, dân cư thưa thớt)
- Nhân sự cần cho sự kiện ngoài trời chắc chắn phải nhiều hơn sự kiện trong nhà tương đương.
