Nội dung bài viết
Tổ chức lễ khai trương hay tổ chức lễ khánh thành đều có ý nghĩa quan trọng đối với bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Thông qua buổi sự kiện, các tổ chức/doanh nghiệp ra mắt sản phẩm, quảng bá thương hiệu của mình với đối tác và khách hàng tiềm năng. Sự thành bại của buổi lễ khai trương – khánh thành được xem như là rất có ảnh hưởng đến tương lai của doanh nghiệp.
Phân biệt Lễ khai trương và Lễ khánh thành
Điểm chung giống nhau của các sự kiện khánh thành và sự kiện khai trương là đó đều là các sự kiện mang tính khởi đầu mới, đem lại nhiều hy vọng và may mắn cho doanh nghiệp về sau. Những sự kiện này đương nhiên đều đem lại kết quả cực tốt khi truyền thông đúng cách, nâng cao được hình của doanh nghiệp đối với khách hàng mục tiêu.
Tuy nhiên khánh thành và khai trương cũng có nhiều điểm khác nhau, do đó mới có khách gọi khác nhau.
Khánh thành được gắn đến ngành xây dựng nhiều hơn, thường là khi các công trình đã được hoàn thành xong và đi vào hoạt động. Còn khai trương là hầu hết các sự kiện gắn liền với việc kinh doanh mua bán, ra mắt sản phẩm/cửa hàng/thương hiệu… mới và mang ý nghĩa tâm linh về cầu mong may mắn nhiều hơn.
Các hoạt động chính Lễ Khánh Thành và Lễ Khai Trương
Về cơ bản, cả khánh thành và khai trương đều có một khung kịch bản giống nhau, thông thường đều là: Đón khách & lễ cúng (nếu có) – Khai mạc – Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu – Các bài phát biểu – Nghi thức khai trương/khánh thành.
Để chuẩn bị cho một sự kiện thành công cần rất nhiều khâu chuẩn bị:
- Lên yêu cầu về tổ chức
- Truyền thông & sale trước sự kiện
- Lập danh sách khách mời
- Lựa chọn địa điểm và thời gian
- Lên chương trình chi tiết
- Chọn đơn vị tổ chức
- Thiết kế thiệp mời và các ấn phẩm khác
- Mời khách
- Chuẩn bị quà tặng, đặt hàng các ấn phẩm cho sự kiện, đặt hàng nhà hàng và chốt phương án tổ chức
- Chốt danh sách khách mời
- Lên kịch bản và chương trình chi tiết
- Phương án đưa đón và phân công nhân sự quản lý
- Kiểm tra sản phẩm trước chương trình
- Tổng duyệt chương trình với đơn vị tổ chức
- Chạy chương trình và tiếp đón khách mời
- Truyền thông sau sự kiện
- Đánh giá kết quả
Kịch bản của lễ khánh thành gồm những bước nào?
Để có được một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp các doanh nghiệp cần chú ý 2 điều cơ bản đó là Quy trình tổ chức và Kịch bản của lễ khánh thành
Kịch bản cơ bản của lễ khánh thành gồm có gì:
Đón khách mời tham dự sự kiện
Đây là bước đầu tiên để khách mời nhận diện thương hiệu của bạn trước khi chính thức tham gia buổi lễ khánh thành. Vì vậy đội ngũ lễ tân đứng ở cổng chào phải tiếp đón nồng nhiệt đồng thời về trang phục đồng loạt mặc áo dài truyền thống, trùng khớp với tông màu logo thương hiệu của doanh nghiệp. Các nhân viên đứng quầy check-in hỗ trợ khách mời ổn định chỗ ngồi cũng đồng nhất về trang phục để tránh sự chi phối khi di chuyển.
Các nhân viên phụ trách công việc này đều phải giữ vững phong thái trang trọng khi đón tiếp khách mời. Đồng thời hỗ trợ khách mời tận tâm, niềm nở. Điều này thể hiện sự quan tâm đặc biệt sâu sắc của doanh nghiệp dành cho mỗi vị khách tham dự. Đây là yếu tố quyết định tạo ấn tượng cho khách mời khi vừa bước chân đến sự kiện.
Tiết mục nghệ thuật mở màn cho buổi lễ
Tiết mục mở màn chào đón các vị khách quý phải là những tiết mục tràn đầy năng lượng nhất thu hút nhất. Những tiết mục âm nhạc hoặc những điệu nhảy sôi động, thu hút được mọi ánh nhìn. Tránh chọn những tiết mục quá êm đềm, gây tẻ nhạt dễ gây mất tập trung.
Màn giới thiệu buổi Lễ Khánh Thành và các đại biểu tham dự
Người dẫn dắt chương trình (MC) sẽ giới thiệu các vị đại biểu và các khách mời có mặt tham dự tại buổi lễ. Sau đó sẽ mời đại diện của các bên lên sân khấu trình bày bài phát biểu.
Tất cả các thủ tục này cần phải đảm bảo được tính chuẩn xác. MC tuyệt đối không được nhầm lẫn tên đại biểu, khách mời tham dự. Bất kỳ một sự nhầm lẫn nào xảy ra trong tình huống này đều làm mất điểm của đơn vị tổ chức cũng như đối với doanh nghiệp trong mắt khách mời.
Nghi thức cắt băng khánh thành
Đây chính là nghi thức và trọng tâm nhất của buổi lễ khánh thành. Cần được thể hiện tính long trọng và hào hùng. Đại diện sự phát triển hưng thịnh của doanh nghiệp trong tương lai.
Đội ngũ lễ tân sẽ cùng mang băng khánh thành lên khán đài. MC sẽ mời lần lượt các vị đại biểu lên cắt băng với giọng đọc trang trọng nhất. Đây chính là giây phút vàng son lịch sử của doanh nghiệp, khi sự hiện diện của họ chính thức được công nhận trên thương trường.
Nghi thức múa Lân Sư Rồng cho sự kiện
Sau nghi thức cắt băng trọng đại, thì vũ điệu Lân Sư Rồng sẽ nhộn nhịp tiếp nối chương trình. Đây được em như một lời nguyện cầu cho sự phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp/dự án. Một lời hứa hẹn đầy tràn hy vọng cho sự huy hoàng trong con đường tương lai phía trước.
Tham quan nhà máy hay dự án đã khánh thành
Khép lại các nghi thức trang trọng của buổi lễ khánh thành, doanh nghiệp sẽ gợi ý dẫn khách mời tham quan nhà máy hay dự án. Qua đó khách mời sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn sau hàng loạt những giới thiệu về dự án và doanh nghiệp trước đó. Hình thức này cũng giúp doanh nghiệp nhận được các ý kiến góp ý từ phía khách mời để hoàn thiện dự án tốt hơn.
Buổi tiệc nhẹ chiêu đãi
Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và chân thành về sự có mặt của các khách mời có mặt trong buổi Lễ Khánh Thành. Một buổi tiệc buffet hoặc teabreak chính là một sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Nó như một sự quan tâm tinh tế từ phía doanh nghiệp dành cho khách mời. Ở góc độ kinh tế, thì đó như một cầu nối để gắn kết các doanh nghiệp lại với nhau để cùng phát triển bền vững.
Tiễn khách mời và trao quà lưu niệm cho khách
Để kết thúc buổi lễ sau khi các hình thức xã giao được thực hiện xong, các khách mời sẽ ra về. Lúc này đội ngũ lễ tân đã trong tư thế sẵn sàng cuối chào các vị khách quý và trao cho họ những món quà lưu niệm. Đây được xem là một cách thức vô cùng tinh tế khi tặng những món quà lưu niệm có bút tích hoặc logo của doanh nghiệp. Một cách truyền thông hiệu quả để khách mời luôn nhớ đến sự kiện trọng đại này của doanh nghiệp bạn.
Mời bạn xem thêm Gợi ý cho doanh nghiệp mâm lễ cúng khai trương hồng phát
Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành?
Lễ khánh thành là ngày đặc biệt quan trọng nên cần được một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chất lượng đảm nhận.
3 Lý do doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành:
Chí phí phát sinh: Theo thống kê và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện thì chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức lễ khánh thành sẽ phát sinh 30% so với kế hoạch. Lý do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên không thể quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh.
Mặc khác đơn vị tổ chức lễ khánh thành luôn có sự liên kết với các bên hỗ trợ như: nhà hàng, thiết bị âm thanh ánh sáng, MC lễ tân… Nên sẽ có ưu đãi về chi phí hơn.
Mất thời gian để lê kế hoạch: Mặc dù các quy trình kịch bản có sẵn trên mạng nhưng để triển khai vào thực tế là một vấn đề khác. Với một doanh nghiệp chưa có kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện thì đây là một vấn đề đau đầu.
Quản lý rủi ro: Nếu bạn tự tổ chức thành công mà không có bất cứ rủi ro gì thì xin chúc mừng doanh nghiệp của bạn thật mai mắn. Nếu xảy ra rủi ro bạn có thể xử lý hay không? Hay để nó ảnh hưởng đến buổi lễ khánh thành, làm cho buổi lễ không được trọn vẹn thì rất tiếc.
Khác biệt chính là cốt lõi của một sự kiện – event. Tuy nhiên sự chuyên nghiệp mới làm nên đẳng cấp của một Công ty tổ chức sự kiện. Cho từng thành viên CAT Event thấm sâu triết lý hướng đến hoàn hảo. Lấy khách hàng làm trung tâm, chính là điều mà các sáng lập viên CAT Event đã dày công vun đắp. Với phương châm đó CAT Event thực sự chính là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn lựa chọn đơn vị đáng tin cậy để tổ chức một lễ khánh thành, khai trương thành công mỹ mãn.