Nội dung bài viết
Với nhu cầu ngày càng phát triển của xã hội việc tổ chức sự kiện diễn ra hằng ngày. Tổ chức sự kiện ngoài trời không còn là xa lạ. Ngày nay xu hướng hướng ngoại ngày một mở rộng, việc tổ chức sự kiện với không gian thoáng mát bên ngoài, những buổi tiệc nhẹ hoà mình vào thiên nhiên gây được ấn tượng sâu sắc đối với người tham gia sự kiện. Vậy làm thế nào để có được một buổi tiệc ngoài trời ấn tượng đáp ứng được song song yêu cầu của một sự kiện cũng như thoả mãng được khách hàng đó là vấn đề cần được tìm hiểu. Tổ chức sư kiện ngoài trời bao gồm rất nhiều hạng mục làm thế nào để chuẩn bị đủ và Cần gì cho một sự kiện ngoài trời?
Để trả lời cho những vấn đề được nêu ra ở trên hãy theo dõi bài viết này CAT Event sẽ chia sẻ tất tần tật về cách chuẩn bị cho sự kiện ngoài trời. Cũng như kinh nghiệm thực tế khi tổ chức bạn nhé!
Điều đầu tiên cho một sự kiện ngoài trời là gì? Đó là địa điểm tổ chức. Vậy làm thế nào để chọn địa điểm tổ chức phù hợp?
Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Địa điểm là yếu tố quyết định sựu kiện có diễn ra đúng kế hoạch, có tạo ấn tượng cho người tham dự, nói cách khác là một trong những yếu tố thành công của sư kiện ngoài trời.
Mách bạn một số lưu ý khi chọn địa điểm:
• Dựa vào nội dung kế hoạch của sự kiện tổ chức. Ví dụ như tổ chức tiệc nhẹ nên chọn nơi có cây xanh cảnh quan, khu vực thoáng rộng, ưu tiên có không gian cho trẻ nhỏ.
• Dựa trên yếu tố khách hàng của sự kiện. Đối tượng khách hàng hướng tới là ai?
• Số lượng người tham dự, diện tích cần sử dụng, không gian ngoài trời cần sử dụng?
• Địa điểm tổ chức thoả mãn về yếu tố di chuyển thuận lợi, an toàn, cần thiết có bãi đỗ xe hoặc giữ xe cho khách.
• Yếu tố về pháp lý đối với nơi tổ chức sự kiện và sự kiện. Cần thiết nên xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời tại địa điểm đã chọn trước ngày diễn ra sự kiện.
Concept, ý tưởng và trang trí cho sự kiện
Lên ý tưởng nội dung trang trí cho sự kiện. Việc này góp phần truyền đạt thông điệp của sự kiện cho khách hàng tham dự. Tạo ấn tượng cho khách hàng.
Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.
Dự phòng rủi ro cho sự kiện ngoài trời.
Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.
Phải có các phương án nếu gặp thời tiết không thuận lợi như chuẩn bị ô, liều bạc….
Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.
Ăn uống trong sự kiện
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,…) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách.
Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.
Vệ sinh cho sự kiện
Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.
Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.
Bạn có thể liên hệ cho công ty chuyên về vệ sinh để giúp bạn khâu này chuẩn bị và thực hiện tốt nhất.
Mặc dù đây là chi tiết nhỏ nhưng cữ kỳ quang trọng đó là nhà vệ sinh. Có những sự kiện hàng ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh. Mọi người phải xếp hàng dày chờ đơi. Việc chuẩn bị các nhà vế sinh lưu động cũng rất cần thiết.
Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựơc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.
Trên đây CAT Event đã nói qua các vấn đề sẽ gặp phải khi tổ chức sự kiện ngoài trời cũng như chút ít kinh nghiệm chia sẻ đến các bạn. Nếu bạn có thắc mắc về quy trình hay cách thức thực hiện sự kiện ngoài trời. Hãy liên hệ ngay CAT Event chuyên gia tổ chức sự kiện ngoài trời để được chúng tôi tư vấn sớm nhất.
