Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các công việc cũng như các hạng mục khác nhau và cần đến phối hợp của các bộ phận. Mỗi sự kiện mang một tính chất khác nhau, sự kiện có thành công hay không tùy thuộc vào sự bài bản, kỹ lưỡng trong quy trình tổ chức

Một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ bao gồm các bước sau:

Trước sự kiện:

Bước 1: Tìm hiểu các thông tin cơ bản, chi tiết của sự kiện

  • Khảo sát địa điểm, vị trí tổ chức chương trình
  • Nghiên cứu về công ty khách hàng, nhãn hàng, sản phẩm…
  • Xác định đối tượng tham gia, số lượng
  • Xác định loại hình sự kiện
  • Mục đích tổ chức
  • Thông điệp
  • Ngân sách dự kiến

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

  • Lên ý tưởng cho chương trình sự kiện
  • Đưa ra chủ đề, câu slogan
  • Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
  • Lên timeline cho dự án
  • Lập checklist các hạng mục/nhân sự/thiết bị có trong sự kiện
  • Lên thiết kế 2D, 3D
  • Phân công nhân sự thực hiện
  • Đưa ra phương án dự phòng, quản lý rủi ro
  • Báo giá chương trình trình và ký hợp đồng với khách hàng
  • Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách nội bộ
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Triển khai tổ chức sự kiện:

  • Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần)
  • Liên hệ nhà cung cấp, ký hợp đồng thuê dịch vụ
  • Dàn dựng sự kiện
  • Tổng duyệt chương trình
  • Tiến hành tổ chức
Triển khai tổ chức sự kiện
Triển khai tổ chức sự kiện

Sau sự kiện:

  • Họp đánh giá dự án, nhân sự cũng như nhà cung cấp
  • Quyết toán chi phí cho các nhà cung cấp
  • Làm nghiệm thu dự án
  • Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
Họp đánh giá dự án
Họp đánh giá dự án

Như vậy, qua bài viết này CAT Event chia sẽ về quy trình tổ chức sự kiện tại chính công ty tổ chức sự kiện CAT Event. Mong rằng kiến thức trên đây hữu ích với các bạn mới và đã hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *