Lựa chọn nhà cung ứng tốt cho sự kiện

Nhà cung ứng có tầm quan trọng vô cùng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung ứng đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa… với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác… đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh với chi phí thấp và thời gian kịp thời. Vì vậy lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.

Tổ chức sự kiện cũng như những ngành nghề khác – cũng cần có các đơn vị cung cấp (hay còn gọi là bên cung ứng), chính vì người làm tổ chức sự kiện cũng cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ. Một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ được thể hiện ở kĩ năng lựa chọn, giám sát các đơn vị cung ứng trong sự kiện cũng như kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.

Đầu tiên, để lựa chọn được nhà cung cấp tốt cần xây dựng một bộ phận chuyên môn phụ trách với quy mô phù hợp với bộ máy hoạt động của công ty, sau đó sử dụng các giải pháp quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp để lựa chọn và quản lý các nhà cung đạt yêu cầu. Các bước để lựa chọn nhà cung cấp cho một sự kiện bao gồm:

Bước 1: Lựa chọn công ty uy tín

Lựa chọn công ty uy tín nhằm mục đích đảm bảo chất lượng dịch vụ cung ứng.

Bước 2: So sánh giá và phương thức thanh toán

Trên cùng một mặt bằng chất lượng thì chi phí đóng vai trò tiên quyết trong trong việc lựa chọn dịch vụ. Bên cạnh đó cũng quan trọng không kém đó là phương thức thanh toán, thời gian thanh toán dài và khoản tạm ứng thấp đương nhiên sẽ được ưu tiên.

Bước 3: Kiểm tra vật tự tại kho hoặc tại nơi đang tổ chức sự kiện

Bước này nhằm mục đích kiểm tra chất lượng dịch vụ cũng như số lượng vật tư để đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu cung ứng cho sự kiện và được thực hiện bởi nhân viên có kĩ năng phù hợp.

Bước 4: Kiểm tra kĩ năng của nhân sự thực hiện

Kĩ năng của nhân sự thực hiện cực kì quan trọng trong một sự kiện, quyết định đến tính hiệu quả và thành công của sự kiện.

Bước 5: Phương án xử lý rủi ro khi gặp sự cố

Rủi ro trong sự kiện là không bao giờ tránh khỏi, có vô vàn rủi ro từ bé đến lớn tiềm ẩn trong bất cứ bước tổ chức nào, một nhà sự kiện chuyên nghiệp tương tự như một “chiến binh” với kinh nghiệm dày dặn nơi “sa trường” có thể xử lý gọn gàng các rủi ro đó. Và tương tự như vậy, một nhà cung ứng có thể giảm thiểu các rủi ro đến mức thấp nhất đồng thời bình tĩnh xử lý khi có sự cố xảy ra mới chính là một nhà cung ứng tốt.

Bước 6: Hợp tác trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau

Thậm chí có là lúc cả đôi bên đang gặp rắc rối với khách hàng, hay do mâu thuẫn nội bộ thì đôi bên đều phải hợp tác với tinh thần tôn trọng lẫn nhau, lấy mục tiêu là sự thành công của sự kiện thì mới có thể hợp tác lâu dài được.