Quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Có nhiều sự kiện có số lượng người tham dự đông đảo, điển hình là các sự kiện mang tính chất cộng đồng như các lễ hội, hoặc các sự kiện “mở” không giới hạn người tham dự. Đối với các sự kiện này có thể đơn giản phân biệt thành 2 loại, đó là sự kiện có bán vé và sự kiện không bán vé.

Các sự kiện có đông người tham gia thì ngoài ý tưởng tổ chức thì phương pháp bố trí cũng như quản lý đám đông thực sự rất quan trọng và cần được lưu ý hàng đầu, đó chính là chìa khoá thành công của loại sự kiện này.

QUẢN LÝ ĐÁM ĐÔNG NGAY TỪ KHI CHECK IN

Ngay khi bước vào khu vực sự kiện, người tham dự phải trải nghiệm check-in đầu tiên, vì vậy nếu có sự sắp xếp bố trí hợp lý, thì việc quản lý đám đông đã thành công hơn 50%.

Có rất nhiều cách sắp xếp khi check-in, quan trọng nhất chính là “phân luồng” khách tham dự, các dụng cụ hỗ trợ cho việc này có thể kể đến như: hàng rào barrie, cổng check-in, đội ngũ bảo vệ, nhân viên soát vé, nhân viên hướng dẫn, nhân viên hỗ trợ. Bằng cách này nhà tổ chức có thể phân chia và phân loại khách hợp lý, để có các hướng bảo vệ giám sát hiệu quả.

QUẢN LÝ ĐÁM ĐÔNG KHI ĐANG DIỄN RA SỰ KIỆN

Bố trí các khu vực quan sát hợp chuẩn cho đội ngũ bảo vệ cùng các thiết bị hỗ trợ (ống nhòm, bộ đàm, loa tay…), thông thường các bục đứng cao hơn mặt đất để đội an ninh có thể có tầm quan sát tốt, phân chia khu vực sự kiện thành nhiều khu vực nhỏ hơn để dễ quản lý. Bố trí các trạm trực an ninh để khi có sự cố xảy ra đội ngũ bảo vệ ngay lập tức có thể tiếp cận đám đông để xử lý tình huống.

Ngoài ra, trong sự kiện có các phân khúc cao trào có thể dễ gây ra việc chen lấn xô đẩy, cần có biện pháp phòng ngừa trước khi đến phân khúc đó (Ví dụ: Màn LED cảnh báo, đèn tín hiệu, loa cảnh cáo, tăng cường an ninh…) để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

QUẢN LÝ ĐÁM ĐÔNG KHI KẾT THÚC SỰ KIỆN

Cuối chương trình là lúc mọi người đã thấm mệt và dễ dàng lơ là nhiệm vụ, vì thế nếu có xảy ra rủi ro thì dễ náo động và bỏ lỡ thành công đã cố gắng từ đầu đến giờ. Ngoài ra còn thường xuyên xảy ra tình trạng mất cắp sau sự kiện. Do đó tuyệt đối phải cảnh giác cho đến khi khách tham dự ra về hết và thu dọn xong tại hiện trường mới được thả lỏng.

Đến lúc này không những đội an ninh thắt chặt bên trong mà còn phải tản ra bên ngoài để xử lý các sự việc phát sinh khi đám đông ùa ra cùng một lúc (kẹt xe, tắc nghẽn đường gây tai nạn…).

Ngoài đội an ninh có sẵn trong sự kiện, nên nhờ sự hỗ trợ đến từ cơ quan chức năng tại địa phương tổ chức và phối hợp ăn ý để sự kiện thành công tốt đẹp (cảnh sát cơ động, cảnh sát giao thông, dân quan tự vệ…)

CAT Event đã có gần 20 năm trong nghề và đã từng tổ chức hàng trăm sự kiện có sự tham dự đến 200.000 người, do đó chúng tôi có đủ kinh nghiệm giám sát, tổ chức sự kiện cộng đồng cũng như đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để xử lý đám đông hiệu quả. Nếu cần tư vấn chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ!