Nội dung bài viết
Trong cuộc sống mọi hoạt động điều có quy luật cũng như quy trình thực hiện. Đối với tổ chức sự kiện cũng vậy. Quy trình là nhân tố quyết định sự kiện co thể sinh ra, bắt đầu cũng như kết thúc. Quy trình trong tổ chức sự kiện rất quan trọng. Nhưng đối với các doanh nghiệp không chuyên về ngành sự kiện có thể còn chưa hiểu rõ, vì vậy hãy cùng CAT Event tìm hiểu qua bài viết này bạn nhé!
Quy trình là gì?
Quy trình – hay còn gọi là Procedure là một thuật ngữ quen thuộc hiện nay, theo ISO 9000 và ISO 9001 đề cập đến Quy trình là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản, và nó là một công cụ dùng để quản lý cực kì hiệu quả của doanh nghiệp hiện nay.
Quy trình giống áo quần ta mặc hàng ngày, không bao giờ được bỏ qua quy trình khi làm việc, giống như không bao giờ được “quên” mặc đồ khi đi ra đường vậy.
Quy trình trong tổ chức sự kiện
Để có được một sự kiện thành công điều quan trọng nhất đó là quy trình trong tổ chức sự kiện. Nó là nhân tố quyết định để một sự kiện có thể tiến hành hoạt động cũng như kết thúc.
Các bước để thực hiện mộ quy trình tổ chức sự kiện.
Bước 1: Tiến hành nghiên cứu
Trong bước này bạn cần đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức :
• Chủ đề chương trình
• Mục tiêu tổ chức
• Thông điệp của sự kiện
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
• Thời gian tổ chức
• Ngân sách dự kiến
• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
Bước 2: Xây dựng chủ đề chính
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc hoàn toàn vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng sáng tạo chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.
Bước 3: Thiết Kế Sự Kiện
Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:
• Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
• Xác định thời gian tổ chức
• Xác định chủ đề chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
• Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.
Xem thêm Thiết kế trong tổ chức sự kiện
Bước 4: Lên Kế Hoạch Tổ Chức
Lập kế hoạch tổ chức gồm:
• Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
• Trang thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
• Phương thức vận chuyển: ô tô
• Ngân sách sự kiến, ngân sách dự bị
• Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời, rủi ro thời tiết……
Bước 5: Thực Hiện Kế Hoạch
Liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Đối với từng loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…
Người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.
Bước 6: Dàn Dựng Sự Kiện
Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.
Bước 7: Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình
Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.
Bước 8: Kết Thúc Sự Kiện
Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo. ‘
Mời bạn cùng tìm hiểu Tổ chức sự kiện là gì?
Có cần thực hiện quy trình trong tổ chức sự kiện không?
Có một số agency nói rằng sự kiện là lĩnh vực cần sáng tạo, cần bùng nổ mới đạt được thành công, vì thế sẽ kéo theo việc có rất nhiều rủi ro xảy ra trong lúc thực hiện, cho nên Quy trình cần được “xê xoa” bỏ qua và “thông cảm” nếu có thiếu sót. Tuy nhiên, CAT Event cho rằng, một agency chuyên nghiệp thì Quy trình là phải tuyệt đối tuân thủ, không được phép bỏ qua trong bất cứ tình huống nào, và việc đảm bảo Quy trình hoàn toàn không ảnh hưởng đến sáng tạo cho sự kiện, thậm chí nó còn hỗ trợ và thúc đẩy tốt hơn. CAT Event luôn thực hiện theo tiêu chí đó kể từ ngày mới thành lập đến nay và nhờ thế đã đạt được vô vàn thành công cùng sự khẳng định từ phía khách hàng và đối tác.
Tại sao phải có quy trình?
Mỗi cá nhân đều có kiến thức, kĩ năng, cá tính và thói quen khác nhau, do đó cách làm việc mỗi cá nhân đương nhiên không giống nhau. Không riêng gì lĩnh vực tổ chức sự kiện mà ở tất cả các lĩnh vực khác, Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết được trong một nghiệp vụ công việc họ cần tiến hành những bước nào, ra làm sao và kết quả đạt được, tránh tình trạng nhận yêu cầu nhưng không biết cách thực hiện hoặc làm lại nhiều lần mất thời gian mà không đúng yêu cầu.
Đối với tổ chức sự kiện, việc thực hiện tốt quy trình đem đến những lợi ích sau:
Giảm thiểu rủi ro
Lợi ích đầu tiên đó chính là giảm thiểu rủi ro, bởi thực hiện đúng quy trình giúp các nhà tổ chức dễ dàng rà soát và phát hiện rủi ro tiềm ẩn, từ đó có kế hoạch hoặc biện pháp xử lý kịp thời.
Tăng kết nối và kế thừa ưu điểm trong công việc
Nhờ có Quy trình mà các staff rút ra được nhiều kinh nghiệm khi làm việc, đồng thời trao đổi để hiểu rõ Quy trình giúp tăng tương tác và tạo mối quan hệ tốt giữa đồng nghiệp và các bộ phận với nhau.
Tổ chức sự kiện là một ngành rất đặc thù, đối với các agency chuyên nghiệp thì bộ phận văn phòng và thi công thường không ở gần nhau, Quy trình giúp các staff khi chạy dự án không bỡ ngỡ và xử lý công việc trôi chảy tránh mất thời gian.
Quản lý sự kiện hiệu quả, kiểm soát được tiến độ dự án
Khi thực hiện đúng Quy trình thì người quản lý giám sát dễ dàng tiến độ cũng như trình tự của dự án và đánh giá tốt để có thể đưa ra các quyết định phù hợp kịp thời.
Tăng hiệu quả công việc
Hiểu rõ được Quy trình làm việc giúp nhân viên không làm sai chỉ thị của Sếp, nhờ đó tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí.
Đối với khách hàng
Đây chính lý do quan trọng nhất khi phải đảm bảo Quy trình trong tổ chức sự kiện, bởi nó giúp agency phát hiện nhanh chóng, báo cáo kịp thời, đưa ra phương án xử lý phù hợp nếu có thay đổi hoặc rủi ro. Khách hàng không ngại thay đổi hợp lý, họ chỉ ngại thay đổi tiêu cực hoặc thay đổi bất ngờ mà thôi, agency phải xác định rõ sự kiện được tổ chức dựa theo yêu cầu của khách hàng, phục vụ cho đối tượng của khách hàng đưa ra, vì thế cần có các tư vấn hợp lý cho khách hàng yên tâm hợp tác, và việc đảm bảo Quy trình chính là đã một phần đảm bảo cho thành công của sự kiện rồi.
