Tổ chức lễ khởi công – Lễ động thổ với kịch bản chuyên nghiệp

Với quá trình công nghiệp hoá, việc xây dựng các cơ sở hạ tầng để phục vụ cho nền công nghiệp 4.0 là một điều thiết yếu. Khi bắt đầu xây dựng một công trình hay dự án điều quan trọng cần có là tổ chức lễ khởi công thành công tốt đẹp. Giúp mang tới vượng khí, thành công cho dự án khi thi công cũng như hoạt động sau này.

Vậy bạn đã biết gì về lễ khởi công hay chưa hãy cùng CAT Event tìm hiểu về lễ khởi công là gì ? Quy trình tổ chức ra sao? Hay những điều lưu ý để có một buổi lễ khởi công thành công tốt đẹp qua bài viết này nhé !

Đầu tiên chúng ta tìm hiểu về khái niệm hay định nghĩa của lễ khởi công.

Lễ khởi công là gì?

Lễ khởi công hay Groundbreaking Ceremony cách gọi theo tiếng anh. Đây là buổi lễ được tổ chức khi bắt đầu xây dựng một công trình hay dự án mới. Theo tín ngưỡng của người Á đông tổ chức lễ khơi công là buổi lễ thực hiện nghi thức xin phép Thổ công ( hay thổ Thần) cho phép chủ đầu tư hay doanh nghiệp được tiến hành thưc hiện các hoạt động xây dựng dự án công trình trên khu đất hay vùng đất đó. Cầu xin được che chở và phù hộ để thuận lợi trong việc thi công và hoạt động. Với tín ngưỡng “ Đất có Thổ công, Sông có Hà bá” lưu truyền từ ngàn đời nay, đến nay mặc dù công nghệ văn minh tiến bộ nhưng lễ khởi công không bao giờ thiếu được.

Xét về khía cạnh khác, tổ chức lễ khởi công là dịp để chủ đầu tư hay doanh nghiệp thông báo với mọi người dự án sắp được xây dựng cũng như thời gian dự kiến hoàn thành và đưa vào hoạt động. Đồng thời quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, dự án, dịch vụ mà công ty của mình mang lại.

Lễ khởi công là gì?
Lễ khởi công là gì?

Tổ chức lễ khởi công cần chuẩn bị gì?

Đây cũng là câu hỏi được khá nhiều quý khách quan tâm. Sau đây là những thứ cần chuẩn bị cho lễ khởi công.

Điều cần chuẩn bị đầu tiên là một quy trình tổ chức lễ khởi công chuẩn nhất. Tiếp theo đó là chuẩn bị các chi tiết bên trong để có một buổi lễ khởi công thành công tránh sai sót.

Các công việc chuẩn bị:

  • Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm ơ đâu có thuận lợi giao thông hay không? Có bãi đỗ giữ xe hay được phía doanh nghiệp hỗ trợ? Có nhà vệ sinh? ( dành cho các dự án riêng biệt). 
  • Tiếp nhận ý kiến khách hàng và tư vấn kịch bản tổ chức. Tư vấn chi tiết về khịc bản setup chương trình tổ chức cho khách hàng nắm rõ.
  • Lên thiết kế cho các hạng mục chi tiết (giấy mời, banner, backdrop, standee, phướn, sân khấu, khu vực tổ chức…) gửi khách hàng phê duyệt
  • Viết kịch bản chi tiết cho buổi lễ và gửi khách hàng duyệt. Kịch bản rất quan trọng nó là xương sống của sự kiện nên cần tập trung kĩ vào việc này.
  • Lên bản điều phối nhân sự, phân công công việc cho nhân viên các hệ thống hỗ trợ như âm thanh, sân khấu, ánh sáng…..
  • Gửi thư mời cho đại biểu và khách mời tham dự (nếu cần)
  • Chuẩn bị vật dụng, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho sự kiện tổ chức lễ động thổ
  • Thi công, lắp đặt, trang trí địa điểm tổ chức sự kiện (xung quanh khu vực tổ chức sự kiện, cổng vào, khu vực sân khấu chính, khu vực khởi công, khu vự dự tiệc, setup thiết bị âm thanh, ánh sáng đèn sân khấu…)
Tổ chức lễ khởi công cần chuẩn bị gì?
Tổ chức lễ khởi công cần chuẩn bị gì?

Quy trình – Kịch bản cho lễ khởi công thành công và chuyên nghiệp

Xây nhà thì cần có nền vững chắc nhà mới cao. Sự kiện cũng vậy để sự kiện hoạt động đúng và chất lượng thì cần có quy trình và kịch bản. Quy trình giúp định hướng được các bước sẽ và được thực hiện trong một sự kiện được tổ chức. Kịch bản được xem như bộ xương giúp cơ thể có thể hoạt động. Nói một cách dễ hiểu kịch bản là một kế hoạch chi tiết các công việc làm và mô tả cách thức để làm việc đó chi tiết nhất.

Quy trình tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp

Chúng tôi tự hào vụ vụ hơm 500 khách hàng là các đơn vị doanh nghiệp nổi tiếng về chất lượng cũng như uy tín. Nên chúng tôi phải có một quy trình chất lượng và chuẩn xác để thực hiện một cách chuyên nghiệp.

Sau đây chúng tôi xin phép gợi ý quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bạn tham khảo:

1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng ( thu thập đầy đủ thông tin cần thiết và liên quan)

2. Tư vấn và lên ý tưởng cho sự kiện ( bao gồm các hạng mục trang trí, thiết kế, các hoạt động có trong sự kiện)

3. Báo giá cho khách hàng ( Lập báo giá chi tiết các hạng mục các khoảng chi và dự phòng)

4. Ký kết hợp đồng và đặt cọc  

5. Chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị ( Liên hệ nhân sự sắp xếp các hạng mục phù hợp) 

6. Tiếp hành tổ chức sự kiện ( Thực hiện sự kiện theo quy trình, kế hoạch)

7. Kết thúc buổi lễ khởi công, động thổ

8. Hoàn thiện bản xác nhận dịch vụ đối với khách hàng

9. Làm thủ tục thanh lý hợp đồng

Quy trình – Kịch bản cho lễ khởi công thành công và chuyên nghiệp
Quy trình – Kịch bản cho lễ khởi công thành công và chuyên nghiệp

Kịch bản Lễ khởi công dành cho bạn tham khảo

Vấn đề khá nhiều người quan tâm là đây. Kịch bản của tổ chức lễ động thổ như thế nào bao gồm gì? Thì bên dưới là câu trả lời cho bạn đấy.

CAT Event gợi ý cho bạn một kịch bản thực hiện lễ khởi công:

  • Đón khách và ổn định chỗ ngồi cho khách mời trước giờ khai mạc
  • MC giới thiệu về chương trình buổi lễ động thổ
  • Lãnh đạo Công ty/ Doanh nghiệp lên phát biểu lễ động thổ
  • Xen kẽ các tiết mục văn nghệ chào mừng có trong buổi lễ
  • Làm các nghi lễ động thổ, múa lân hoặc lân sư rồng, múa trống hội, bắn pháo
  • Kết thúc buổi lễ khởi công, động thổ, cảm ơn khách mời

Những rủi ro mà bạn nên biết để lên kế hoạch dự phòng cho buổi lễ khởi công

Một sự kiện hay buổi lễ không thành công liệu điều đó có đáng và có ảnh hưởng gì không? Điều thứ nhất nói chung đối với tất cả các sự kiện khi thực hiện không thành công điều đầu tiên là chi phí. Nó làm tốn đi chi phí mà hiệu quả không cao.

Điều thứ 2 đối với sự kiện tổ chức lễ khởi công khi khởi đầu không thuận lợi dẫn đến những khó khăn trong quá trình thi công cũng như hoạt động sau này. Nên việc thực hiện hay chọn một đơn vị uy tín để thực hiện được thành công và chuyên nghiệp ví như “ Chọn mặt gửi vàng” là điều luôn đúng.

Theo đánh giá và phân tích một số ít các doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức và quản lý lễ khởi công. Trong đó có hơn 90% sự kiện khởi công đều xảy ra rủi ro. Có sự kiện không được tiếp tục tổ chức phải tạm ngưng. Có sự kiện lại nhàm chán thu hút kém, khiến khách mời có thái độ không hài lòng. 

Những rủi ro mà bạn nên biết để lên kế hoạch dự phòng cho buổi lễ khởi công
Những rủi ro mà bạn nên biết để lên kế hoạch dự phòng cho buổi lễ khởi công

Bởi đặt điểm lễ khởi công thường được tổ chức ngoài trời, đối với oanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm nên sẽ bị bối rối khi gặp khó khăn về thời tiết, khí hậu thay đổi. Hay các rủi ro về nhân sự như: MC, ca sỹ, đội múa lân hay lân sư rồng… đến muộn, làm chậm tiến độ của chương trình. Khiến các chủ đầu tư cũng như các khách mời không hài lòng.

Khởi công sự kiện cần tuân thủ quy trình tổ chức chặt chẽ. Vì vậy, nếu không xây dựng kịch bản sự kiện chỉnh chu chuyên nghiệp và sáng tạo, sự kiện sẽ gây cảm giác nhàm chán với khách mời. Ngoài ra, khi tự tổ chức lễ động thổ chi phí thường sẽ cao hơn 30% so với khi thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện. Bởi doanh nghiệp sẽ tự phải thuê mướn các đơn vị hỗ trợ như: trang thiết bị âm thanh ánh sáng, san khấu.., trang trí, nhân sự… Tốn kém rất nhiều khoản chi phí phát sinh!

Công ty tổ chức Lễ khởi công – Lễ động thổ chuyên nghiệp

Như đã nói CAT Event tự hào là đơn vị phục vụ cho hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ từ Nam ra Bắc. Chúng tôi có một đội ngũ đầy nhiệt huyết và sức sáng tạo không có giới hạn. Cùng sự chỉnh chu từ các quy trình, kịch bản và kế hoạch góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

Công ty tổ chức Lễ khởi công - Lễ động thổ chuyên nghiệp
Công ty tổ chức Lễ khởi công – Lễ động thổ chuyên nghiệp

Tổ chức lễ động thổ thành công và chuyên nghiệp đối với một đơn vị chuyên về mảng tổ chức sự kiện như chúng tôi là một điều đơn giản. Đơn giản với chúng tôi nhưng chất lượng của dịch vụ luôn luôn hoàn thành suất sắc. Bạn muốn sự kiện thành công tốt đẹp? Bạn muốn mang ấn tượng đến khách mời? Bạn luôn tìm sự chuyên nghiệp? Đừng lo CAT Event sẽ giúp bạn!

5/5 - (1 vote)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *