Tổ chức sự kiện nội bộ

Mặc dù không phải là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhưng thường xuyên phải tự tổ chức sự kiện cho công ty, vậy làm thể nào để có thể tự tổ chức một sự kiện nội bộ thành công?

sự kiện nội  bộ
sự kiện nội bộ

CAT Event xin phép đưa ra 5 lưu ý cơ bản để tham khảo:

Học hỏi kinh nghiệm từ người có chuyên môn

Tham khảo kinh nghiệm từ những người đã làm trước trong công ty để rút kinh nghiệm cho mình. Bởi những kinh nghiệm đó rất quý báu và thiết thực, đồng thời tránh lặp lại ý tưởng đã từng tổ chức.

Tham khảo kinh nghiệm từ những người đã làm khác trên mạng internet. Bởi đây chính là kho tàng ý tưởng vô tận mà mình có thể khai thác.

Tham khảo kinh nghiệm từ những người là nhân viên sự kiện quen biết. Bởi họ có vô cùng nhiều kinh nghiệm về địa điểm cũng như những lưu ý khi tổ chức, và còn có nhiều ý tưởng độc lạ hợp thời hiện nay.

Lên kế hoạch chi tiết rõ ràng

Từ khâu lên ý tưởng, dàn dựng, tổ chức, lập một checklist có đầy đủ các hạng mục cần thực hiện và update thông tin liên tục hàng ngày để giám sát và thúc đẩy công việc, bao gồm các hạng mục cần chuẩn bị, kịch bản cũng như phân công bố trí nhân sự cùng thông tin liên hệ đầy đủ. Dựa vào bảng kế hoạch này để có bảng kinh phí dự trù cho sự kiện và giải trình về các khoản chi phí.

Không có việc gì thành công nếu không có kế hoạch chi tiết rõ ràng.

Điều phối nhân sự hợp lý

event nội bộ
event nội bộ

Một event nội bộ thành công phải có sự phối hợp của nhiều người mà người tổ chức chính là đầu tàu quan trọng, có được sự điều phối nhân sự hợp lý sẽ có được một event thành công bởi sự góp sức và đồng lòng của cả một tập thể, đó cũng là mục đích chính khi tổ chức event nội bộ, luôn nhớ rõ lưu ý này khi thực hiện để đảm bảo có một event ý nghĩa nhất.

Chuẩn bị kịch bản rủi ro

Đây là hạng mục thường hay gặp thiếu sót nhất cho các event tổ chức nội bộ, bởi lý do khách quan là các bạn nhân sự tổ chức event đều thiếu kinh nghiệm làm event và đều là dân không chuyên, vậy phải chuẩn bị kịch bản rủi ro cho event nội bộ như thế nào?

Câu trả lời là đặt thật nhiều giả thuyết cho tất cả các trường hợp có thể xảy đến trong event, sau đó chọn ra các giả thuyết nổi cộm có thể ảnh hưởng lớn đến event để đưa lên ưu tiên lưu ý hàng đầu, đồng thời tham khảo các cách xử lý trước để đến khi gặp sự cố không bị lúng túng. Nếu có một người bạn là nhân viên tổ chức sự kiện thì không nên ngần ngại hãy tham khảo ý kiến về kế hoạch tổ chức với bạn mình và phòng hờ rủi ro hết sức có thể.

Tổng kết sau event

Hầu hết các event nội bộ thiếu phần tự tổng kết sau event hoặc các bạn làm sơ sài thiếu chú ý, kể cả một số công ty event cũng thường hay lơ là hạng mục này, nhưng thực ra nó vô cùng quan trọng và tất cả các công ty event thành công không bao giờ bỏ qua nó. Có tổng kết rút kinh nghiệm mới có một event sau thành công hơn, và ghi chú rõ ràng giúp note lại tất cả các lưu ý cho event cho bản thân hoặc người tổ chức sau tránh được các thiếu sót lặp lại, thể hiện đẳng cấp chuyên nghiệp của bản thân.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *