Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn tổ chức sự kiện với chi phí thấp nhất có thể nhưng đạt hiệu quả cao nhất, vì vậy quản lý tài chính cho sự kiện thật tiết kiệm là một trong những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn agency tổ chức sự kiện.
Thông thường agency sẽ hỏi trực tiếp doanh nghiệp để có sự đầu tư hợp lý cho các ý tưởng cũng như chi phí dàn dựng tổ chức. Nếu một agency có năng lực sẽ cực kì nhạy bén trong việc đề xuất mức chi phí hợp lý cho từng sự kiện riêng biệt trong khung chi phí yêu cầu mà nhà tổ chức đưa ra.
Nguyên tắc quản lý chi phí cho sự kiện là gì ?
Để có thể quản lý tài chính hợp lý cho sự kiện, CAT Event xin tư vấn các nguyên tắc cơ bản sau:
- Xác định rõ ràng nhu cầu tổ chức sự kiện
- Lên kế hoạch dự trù chi tiết cho sự kiện sắp tổ chức, bản kế hoạch này phải được update liên tục theo diễn tiến của dự án
- Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện ngay từ khâu lên ý tưởng đến khi hoàn tất và kết thúc sự kiện cùng các chương trình vệ tinh sau đó
- Luôn đảm bảo sự kiện được thực hiện đúng tiến độ, đúng yêu cầu và có những điều chỉnh hợp lý với thực tế tránh lãng phí
- Tận dụng nhân lực, phân công hợp lý để tiết kiệm chi phí nhân sự đồng thời đạt hiệu quả cao trong sự kiện
Quản lý rủi ro tài chính trong sự kiện
Trong thời buổi hiện nay với số lượng các công ty tổ chức sự kiện mọc lên như nấm, nhà tổ chức lựa chọn được một công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, chuyên môn cao và có bảng chi phí hợp lý là một sự lựa chọn vô cùng khó khăn, tuy nhiên, khi đã chọn được agency phù hợp, một agency event chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý rủi ro tài chính trong sự kiện và có các đề xuất phù hợp khi rủi ro xảy đến, đây chính là kim chỉ nam cho thành công của mọi sự kiện.
Thông thường các công ty sự kiện có thể cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện, bao gồm cả phần tiệc cho khách mời, một số công ty sự kiện lâu năm sẽ không nâng chi phí của các dịch vụ này lên kiếm lời mà chỉ tính thêm chi phí giám sát theo phần trăm hợp lý, đó cũng là một sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp bởi agency có chuyên môn cao trong việc giám sát tất cả các dịch vụ có liên quan đến sự kiện, hoặc cũng có thể có những tư vấn hữu ích nếu doanh nghiệp quyết định tự quản lý.
Có 3 nguyên tắc quản lý rủi ro tài chính trong sự kiện mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
- Tính toán doanh thu hoặc phần trăm thành công từ sự kiện sau khi đã có bảng báo giá tổng hợp từ agency
- Luôn có kế hoạch dự phòng nếu có rủi ro xảy đến
- Điều phối dòng tiền cho sự kiện hợp lý, kết hợp với việc tránh vượt ngân sách đã chốt cho sự kiện
Hiểu rõ các nguyên tắc trên sẽ giúp các doanh nghiệp “đánh đâu thắng đó” và quản lý tài chính sự kiện thông minh nhất, đạt hiệu quả cao.
