Truyền thông cho sự kiện là gì? Ý nghĩa của truyền thông sự kiện

Truyền thông cho sự kiện là gì?

Trong quá trình tổ chức sự kiện, để gây ấn tượng với khách tham dự, bạn cần có một kịch bản hấp dẫn, một địa điểm tổ chức lý tưởng và một ekip chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn tự hỏi, làm cách nào để không chỉ khách tham dự, mà toàn bộ công chúng – những người không tham gia sự kiện đều thấy ấn tượng từ trước khi sự kiện diễn ra và cả sau khi đã kết thúc? Một chiến dịch truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng CAT Event tìm hiểu truyền thông cho sự kiện là gì? Tại sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện? Các loại hình sự kiện nào cần được truyền thông và phương tiện truyền thông sự kiện nào đem lại hiệu quả tốt nhất?

Truyền thông cho sự kiện là một hạng mục gần như bắt buộc cho tất cả các sự kiện tổ chức, kể cả sự kiện nội bộ cũng cần truyền thông nội bộ.

Truyền thông cho sự kiện là gì?
truyền thông cho sự kiện

Truyền thông sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích cho nhà tổ chức:

  • Đem đến thông tin chính xác cho các đối tượng nhận truyền thông
  • Kích thích sự tò mò và mong muốn tham gia
  • Thu hút người tham dự (đối với các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền)
  • Quảng bá thương hiệu
  • Truyền tải thông điệp cho cả những người không tham dự

Ý nghĩa của truyền thông cho sự kiện

Truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham dự sự kiện đó.

Truyền thông sau sự kiện

Hầu hết các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn như sau:

Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện
Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm
Truyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới
Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác

Những nguyên tắc thành công của truyền thông cho sự kiện

  1. Hiểu rõ đối tượng được truyền thông và mục tiêu truyền thông
  2. Thống nhất nội dung truyền thông (đặc biệt chú trọng về thương hiệu)
  3. Ý tưởng đột phá (chiến dịch truyền thông)
  4. Kế hoạch cụ thể rõ ràng
  5. Thiết lập nhiều khả năng truyền thông (xử lý rủi ro truyền thông nếu có sự cố hoặc đẩy mạnh hiệu quả nếu truyền thông thành công hơn mong đợi)
NHỮNG NGUYÊN TẮC THÀNH CÔNG CHO TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
truyền thông sự kiện

Các bước truyền thông cho sự kiện

Trước sự kiện: Xác định mục tiêu sự kiện, lựa chọn kênh truyền thông sử dụng (có thể chọn nhiều kênh cùng lúc), chuẩn bị kế hoạch cụ thể, tạo các “điểm nhấn” truyền thông (ưu đãi đặt vé sớm, đếm lùi ngày diễn ra, KOL…)

các bước truyền thông cho sự kiện
các bước truyền thông cho sự kiện

Trong sự kiện: Trực tiếp sự kiện (truyền hình trực tiếp, livestream, mạng xã hội…), sử dụng công cụ hỗ trợ (hashtag, game trong sự kiện, hoạt động tương tác…)

tổ chức truyền thông sự kiện
tổ chức truyền thông sự kiện

Sau sự kiện: Tương tác bằng nhiều hình thức để nhắc lại (báo chí, mạng xã hội, người nổi tiếng, hoạt động bùng nổ thành công). Nếu là sự kiện mang tính chu kỳ thì sẽ thêm vài ẩn số để thu hút sự tham gia cho sự kiện sau.

Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện

Ấn phẩm quảng cáo

Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp…

Phương tiện truyền thông đại chúng

Cách truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy… Trong đó, truyền hình là phương tiện ít được các doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí vô cùng tốn kém; radio có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về phương diện truyền thông hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về mặt hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và quan trọng nhất là đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

Quảng bá sự kiện

Chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt động activation tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới…

Truyền thông bằng công nghệ số

53% dân số Việt Nam đang sử dụng internet (theo số liệu 2017) và 72% dân số Việt Nam đang sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet (theo số liệu 2016) là những bằng chứng không thể chối cãi khi việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện đang ngày càng lên ngôi.

Gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện digital marketing khác như SMS marketing, truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn hoặc xây dựng riêng một website/landingpage để thường xuyên cập nhật tin tức nóng hổi nhất về sự kiện đó.

Để hiểu rõ hơn về truyền thông cho sự kiện, vui lòng liên hệ với CAT Event sẽ được nhận những thông tin tư vấn hữu ích nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *