Nội dung bài viết
Một sự kiện điểu quan trọng nhất là chỉnh chu đúng quy trình và thành công. Để làm được điều này không chỉ cần lên kế hoạch cho sự kiện mà còn một công việc cũng quan trọng không kém đó là viết kịch bản cho sự kiện
Viết kịch bản cho sự kiện hoàn toàn không giống kịch bản của bất cứ loại hình nghệ thuật nào khác (điện ảnh, truyền hình, kịch…), nó có đặc thù cực kì riêng và yêu cầu khắt khe khi thực hiện, vì vậy viết kịch bản cho sự kiện chẳng hề dễ dàng như mọi người vẫn lầm tưởng.
Tầm quan trọng của kịch bản đối với tổ chức sự kiện
Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện không giống như một kịch bản phim điện ảnh hoặc kịch bản của chương trình truyền hình, nó có những đặc thù riêng và yêu cầu riêng khi thực hiện. Có thể nói, viết kịch bản cho một sự kiện là một công việc không hề dễ dàng.
Người viết kịch bản đòi hỏi cần có hiểu biết sâu rộng về mọi lĩnh vực, có kiến thức chuyên môn về sự kiện cao để bố cục kịch bản hợp lý, đồng thời cũng cần có trí tưởng tượng sáng tạo và văn phong tốt để hoàn tất kịch bản phù hợp, truyền tải được thông điệp của nhà tổ chức đến người tham dự.
Sau khi chuẩn bị mọi thứ, ý tưởng hay cùng dàn dựng độc đáo, thì kịch bản tốt chính là chìa khoá thành công cho sự kiện, vì vậy nó cực kì quan trọng và cần có sự lưu tâm đúng mức.
Có thể nói, kịch bản cho sự kiện là phần quan trọng không thể thiếu của sử kiện, vì muốn có một sự kiện thành công thì kịch bản phải hay và rõ ràng.
5 Quy tắc viết kịch bản cho sự kiện
Nội dung của kịch bản phải đáp ứng nguyên tắc 5W1H:
What: Tổ chức sự kiện với mục tiêu là gì?
Who: Đối tượng tham dự sự kiện là ai?
Where: Sự kiện tổ chức ở đâu?
Why: Tại sao cần phải tổ chức?
How: Tổ chức sự kiện như thế nào?
Trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện
Tìm hiểu thông tin cụ thể chi tiết về đối tác
Trước khi bắt đầu vào thực hiện bất cứ một công việc gì, bạn cần phải nắm rõ thông tin cụ thể chi tiết về việc mình sẽ làm và đối tượng mà bạn đang hướng đến. Những thông tin bạn cần hiểu về đối tác của bạn là vô cùng quan trọng để giúp bạn có thể lên được ý tưởng kịch bản cho chương trình sự kiện. Dù quy mô sự kiện hoành tráng hay đơn giản.
Tìm hiểu thông tin về nguồn ngân sách của sự kiện
Với một con số cụ thể về nguồn ngân sách dự tính, bạn hãy tận dụng và cân đối các hoạt động trong sự kiện mà bạn dự định viết ra trong kịch bản sự kiện. Sao cho tránh việc thâm hụt về kinh phí và lên kế hoạch chi tiêu một cách hợp lý nhất có thể.
Tìm hiểu về thời gian thực hiện sự kiện
Thời gian thực hiện sự kiện có tầm quan trọng cực kỳ lớn. Với sự tính toán hợp lý về thời gian góp phần nhiều vào sự thành công của một event. Thời gian sự kiện bao gồm thời gian dành cho công tác chuẩn bị cho sự kiện và thời gian diễn ra sự kiện.
Những yêu cầu khi viết kịch bản
Viết kịch bản tổ chức sự kiện cần phải vận dụng tốt khả năng tổ chức và khả năng tưởng tượng. Vì bạn phải bao quát hết toàn bộ nội dung chương trình và quá trình diễn ra để lên kế hoạch kịch bản tốt nhất.
Thực hiện sắp xếp sự kiện chạy theo trình tự như thế nào? Và phải luôn đảm bảo đủ kết cấu của kịch bản gồm 3 phần: mở đầu, nội dung chính và cuối là phần kết.
Nếu phần mở đầu quá nhàm chán không thu hút thì sẽ không mang lại cảm giác muốn xem tiếp hoặc nếu phần kết quá nhạt thì người xem sẽ không nhớ được mục đích chính của sự kiện này là gì?
Khả năng biến đổi kịch bản sao cho phù hợp với những tính chất chương trình cũng là một kĩ năng cần có của người làm sự kiện
Mỗi kịch bản nên chia làm hai loại chính là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.
Yêu cầu khi chạy chương trình sự kiện
Để chạy một chương trình sự kiện thì kịch bản sản xuất của các bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:
Giới thiệu chương trình mở đầu chương trình.
Nội dung chính chương trình: thể hiện rõ nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, timeline, agenda chi tiết các hạng mục từ khi đón khách đến khi kết thúc sự kiện.
Phần kết sự kiện là một phần rất quan trọng, nhưng lại không được chú ý. Một sự kiện thành công từ đầu đến cuối, nhưng đến khi kết thúc lại bị loãng do chúng ta không viết kỹ phần kết trong kịch bản sự kiện.
Phần giọng đọc MC cũng phải thật súc tích, ngắn gọn tránh quá dài dòng, làm sao để khi MC dẫn chương trinhg thu hút được người nghe.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kịch bản cho sự kiện
Kịch bản phải có bố cục mạch lạc, thông điệp rõ ràng, có đánh số thứ tự và thời gian mỗi phân đoạn trong kịch bản, người viết cần thực hiện bộ khung trước, sau đó mới điền thông tin chi tiết vào sau.
- Loại sự kiện: Mỗi loại sự kiện sẽ có một kịch bản khác nhau, dựa vào loại hình sự kiện tổ chức để lựa chọn loại kịch bản phù hợp, tuy nhiên cho dù là lựa chọn loại kịc bản nào thì cũng phải tuân thủ 3 phần gồm: Đón khách, Lễ và Hội.
- Đối tượng phê duyệt kịch bản: Lựa chọn cách bố trí phù hợp để kịch bản được phê duyệt nhanh chóng, kịch bản càng được phê duyệt sớm càng có nhiều thời gian để hiệu chỉnh và bổ sung cho hoàn chỉnh hơn. (VD: Đối tượng phê duyệt là các Bộ Ban Ngành Nhà nước thì cần giới thiệu nhà sản xuất, đạo diễn, nhân sự chính…, nội dung nhấn vào văn hoá và mạch kịch bản xây dựng kiểu chương hồi…, đồng thời giải thích ý tưởng kĩ càng trong phần mở đầu trước khi đi vào kịch bản chi tiết. Đối tượng phê duyệt là doanh nghiệp tư nhân hoặc doanh nghiệp nước ngoài thì kịch bản cần ngắn gọn rõ ràng, phần khung không cần dài dòng và nội dung đi vào trọng tâm, giải thích kĩ ở phần hiệu ứng và phối kết hợp nhân sự…)
- Nội dung theo quy tắc 5W1H và phải nhắm đến đối tượng khách tham dự, đặc biệt ở phần giới thiệu khách mời phải có thứ tự và tên chức danh chính xác tuyệt đối không được lẫn lộn, danh sách khách mời cũng phải update liên tục với người dẫn chương trình trong suốt diễn tiến chương trình, nếu có khách nước ngoài cũng cần phải có phương án chuẩn bị kịch bản song ngữ
Hiện nay kịch bản đa phần là do agency tổ chức sự kiện thực hiện, bởi họ có chuyên môn cao trong lĩnh vực này, sau khi thực hiện xong kịch bản agency sẽ phối kết hợp với nhà tổ chức để hiệu chỉnh kịch bản cho phù hợp với mỗi sự kiện. CAT Event đã viết hàng trăm kịch bản và thực sự có kinh nghiệm cũng như kiến thức phong phú trong lĩnh vực này, nếu quý khách hàng cần hỗ trợ để có một kịch bản chuyên nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi.
